Nhằm đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và sự thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN; Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, ngày 15/6/2011, Tổng KTNN ký Quyết định số 757/QĐ-KTNN ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; không áp dụng đối với văn bản chuyên môn như mẫu biểu hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, kiểm soát.
Quy định này gồm 03 Chương, 19 Điều quy định cụ thể về khổ giấy, cách trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, kiểu chữ và quy định cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất và cũng nhấn mạnh thêm một số nội dung của thể thức văn bản mà trong thời gian trước đây các đơn vị trực thuộc chưa thực hiện đúng quy định như về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, trong trường hợp người ký là cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. Chức vụ ghi trên văn bản, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v… Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp Ban, Hội đồng tư vấn của KTNN được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị (đã được quy định trong văn bản thành lập Ban, Hội đồng) thì ngoài việc ghi chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng phải ghi thêm chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan ở trên dòng họ và tên của người ký. Đối với những loại văn bản là thư công (thư chúc mừng, thư khen, thư thăm hỏi, thư chia buồn), chỉ ghi chức vụ của người gửi thư và không đóng dấu của cơ quan, đơn vị.
Quy định cũng nêu rõ loại văn bản là Tờ trình có thể thêm phần “Kính gửi” ở dưới trích yếu nội dung. Đối với những văn bản gửi cho những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước (như Chủ tịch Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,…) thì ngoài việc ghi chức danh, chức vụ cao cấp đó ở dòng Kính gửi đồng thời ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào phần nơi nhận mà không ghi "Như trên".
Ngoài các nội dung trên, còn kèm theo các phụ lục, mẫu về Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao: 32 loại văn bản (quy định cũ chỉ có 22 loại văn bản); Sơ đồ bố trí, mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản, bản sao văn bản và đặc biệt là quy định khá chi tiết cách viết hoa trong văn bản.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 540/QĐ-KTNN ngày 10/7/2006, Quyết định số 697/QĐ-KTNN ngày 07/5/2010 của Tổng KTNN./.
Kim Dung
Bấm vào đây để tải văn bản 757/QĐ-KTNN
Bấm vào đây để tải về phụ lục văn bản 757/QĐ-KTNN